BELHARRA déploie une solution de GED transverse au sein d’un réseau de 300 PME/PMI indépendantes

Lors du salon Documation du 22,23 et 24 mars 2022 à Paris, BELHARRA en collaboration avec son éditeur partenaire DocuWare, a animé un atelier sur “Comment associer les directions opérationnelles à la mise en œuvre d’une GED transverse ?”  

Patrick BOURG, Directeur des opérations chez BELHARRA et Olivier RAJZMAN, Directeur Commercial chez DocuWare ont retracé, aux nombreux participants, la mise en œuvre du projet GESEC : de la définition à la conception et jusqu’au déploiement de la solution GED transverse et collaborative auprès des adhérents du groupement. 

I REPLAY WEBINAR I

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Au programme :

👉 Processus de mise en œuvre d’une GED orientée métiers

👉 Un Retour d’expérience concret – GESEC –

👉 Démonstration de l’outil de GED

1 – La proposition de valeur du GESEC : Accompagner la transformation numérique 

Le GESEC est un GIE qui accompagne un réseau de 300 Adhérents pour améliorer leur performance économique et technique. 

La stratégie sur GESEC s’articule notamment sur 2 axes clés :   

  • Accompagner la transformation numérique des entreprises adhérentes et mutualiser la démarche plutôt que chaque adhérent investisse individuellement 
  • Maîtriser les données « Achat » au sein du réseau pour renforcer la compétitivité de ses adhérents sur le marché 

La problématique pour le GESEC :  

Aider les 300 adhérents à se mettre en conformité avec la Loi de Finance revenait à réaliser 300 projets informatiques différents sur une période très courte de 36 à 48 mois.  

Un tel projet nécessite une organisation tout à fait particulière que BELHARRA a su relever en capitalisant sur son savoir-faire et sur la technologie DocuWare !

 

2 La proposition de valeur Belharra :  Un modèle disruptif face aux enjeux du GESEC 

GED-GESEC

L’enjeu de la proposition BELHARRA était d’accompagner le GESEC dans le déploiement d’une solution de GED collaborative performante, adaptée à leurs métiers pour répondre à l’ensemble des besoins.  

Il s’agissait de créer un nouveau service adhérent, opéré par le GESEC en s’appuyant sur les savoir-faire et la méthodologie de projet propre à BELHARRA.  

  • Mutualiser une démarche collective auprès de ses adhérents   
  • Développer et packager une solution adaptée aux besoins de tous les adhérents  
  • Faciliter le déploiement d’une GED pour accélérer la transformation digitale  
  • Un service à haute valeur ajoutée pour un prix compétitif et transparent  
  • Personnaliser le service « Support & Assistance » pour accompagner l’utilisation  
  • Assurer sa mise en conformité avec la loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024

 

3Référencement de DocuWare, solution de GED polyvalente et ouverte 

Le GESEC était en recherche d’une plateforme GED collaborative qui réponde aux besoins immédiats des adhérents mais surtout qui accompagne le groupement dans une démarche de transformation numérique sur le long terme. 

La solution devait être très polyvalente et ouverte pour s’adapter à tous les métiers des adhérents, à toutes les structures et s’intégrer à toutes les solutions logicielles représentées au sein des entreprises. 

Les équipes BELHARRA ont conduit une prestation d’aide au choix à travers une mise en situation de 7 GED reconnues sur le marché. 

La solution DocuWare a répondu à l’ensemble des exigences du contexte GESEC. 

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4 Focus sur la démarche pour créer le nouveau Service au Adhérents GESEC 

La démarche mise en place pour le GESEC a permis de lancer le projet sur un délai maîtrisé de 6 mois : 

  • Présentation du projet au réseau et engagement avec un panel représentatif d’adhérents  
  • Définition d’un périmètre fonctionnel et animation de groupes de travail 
  • Sélectionner une solution capable de traiter les besoins avec un modèle économique adapté 
  • Définir un modèle économique disruptif et industrialiser le déploiement 
  • Valider l’acceptation du modèle via des lettres d’engagement non contraignantes 

Le nouveau service GESEC propose le déploiement de la GED DocuWare avec l’activation optionnelles de 4 modules « Métiers » clés définis par et pour les adhérents. 

Les modules applicatifs ont été packagés comme des « préconfigurés » et intègrent des connecteurs avec les solutions logicielles référencées au sein du réseau. 

Une prestation d’assistance en HotLine  mutualisée pour tous les adhérents permet un service de proximité avec une grande réactivité. 

Le modèle économique de ce service GESEC permet de mutualiser les coûts pour accélérer l’adoption de la solution par les adhérents. 

Aujourd’hui la phase d’industrialisation du déploiement a démarrer à un rythme de 2 adhérents par semaine en moyenne !

5 – Focus sur les 4 modules “métiers” retenus pour le déploiement de la GED

Achats / Fournisseurs  

  • Traitement des factures fournisseurs pour faciliter le contrôle, la validation et l’archivage de la pièce comptable.  
  • Processus pour automatiser la saisie et l’intégration des données dans les logiciels de gestion ou de Comptabilité.  

Prévention Juridique Chantier   

  • Vérifier la « complétude » du dossier Chantier pour répondre aux exigences de chaque type de sinistre ou litige, tout au long de la vie du chantier  
  • Coordonner les actions à mener selon les procédures associées aux différents types de litiges (Conformité à la livraison, garantie décennale, …)  

RH / Dossier Salarié  

  • Gestion de l’ensemble des documents rattachés à un salarié avec gestion de la complétude du dossier, de la péremption des documents. Envois de relances, suivi des actions.  
  • Mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie (option)  

Facture Client    

  • Envoyer la facture « Client » en dématérialisé avec une piste d’audit fiable et une valeur probante ou via la plateforme ChorusPro ou au format Factur-X  
  • Gérer les relances et le suivre des délais d’encaissement.   
  • Limiter les coûts de mise sous pli ou d’affranchissement pour les envois courrier qui s’imposent 

Découvrir le module “Traitement des factures” déployé par BELHARRA 

6 Les atouts de la solution DocuWare

BELHARRA a préconisé la solution DocuWare pour :  

  • Transversalité :  permet de répondre à l’ensemble des besoins des adhérents 
  • Evolutivité : adaptée aux besoins des PME en croissance, avec la possibilité de déployer les différents modules de façon souple et indépendamment les uns des autres 
  • Puissance de ses workflows : permet le travail collaboratif et la validation des documents entre les différents services 
  • Facilité de déploiement & intuitivité : permet de démarrer en quelques jours seulement avec la solution 
  • Interopérabilité avec les outils métiers utilisés au sein du GIE
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Les bénéfices pour les adhérents :

  • Faciliter le classement, la recherche, le partage et la diffusion des documents 
  • Accéder aux documents 24h/24 : Stocker dans un espace sécurisé et accès en mobilité 
  • Accélérer les temps de traitement : Automatiser les processus et circuit de validation 
  • Sécuriser les documents : Gérer les droits d’accès, la traçabilité et la sauvegarde 
  • Interfacer les données et les traitements avec les solutions de l’entreprise, logiciel comptable 
  • Conformité à l’article 153 – loi de finances 2020 : Dématérialisation, dès 2023, de la facturation entre les entreprises assujetties à la TVA 
  • Respecter les principes de la RGPD : Durée de vie d’un document, tracer les validations, … 
  • Documenter la Piste d’Audit Fiable : Constituer des dossiers avec tous les documents associés 
  • Réduire l’empreinte écologique : Rationaliser la consommation, le stockage « papier » 
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A propos du GESEC 

Le GESEC, Groupement Economique Sanitaire Electricité Chauffage, est un Groupement d’Intérêt Economique (GIE) qui regroupe 409 PME indépendantes et fédère un réseau de 800 partenaires fournisseurs. 

Le GESEC propose à ses adhérents un accompagnement au quotidien via une offre de services assurée par 10 500 collaborateurs dont plus de 30 experts (juridique, technique, réglementation, RH, commerce, système d’information, communication…). Chaque entreprise adhérente bénéficie de services personnalisés à valeur ajoutée mutualisés pour les accompagner dans leur développement. 

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