BEST PRACTICES – Réussir son projet de Gestion Electronique de Documents (GED)

Avant la mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED), il est important de connaitre la raison de sa mise en œuvre ainsi que de déterminer les paramètres et indicateurs clés de performance nécessaires pour mesurer la progression par rapport aux objectifs fixés. 

Fixer des objectifs et mesurer le progrès : Une base de référence est préconisée afin de comparer les résultats obtenus grâce à la GED. 

🛈 Partagez ces indicateurs clés de succès avec vos collaborateurs pour leur montrer la valeur du projet et encourager son adoption ! 

Après avoir fixés vos objectifs, concentrez-vous sur les processus métiers qui y répondent. L’automatisation garanti de bonnes performances sur les processus simples et répétitifs car les étapes du workflow sont faciles à définir. Ainsi, le gain de temps est aisément quantifiable. 

Les processus automatisés permettent de gagner du temps et de limiter les efforts des collaborateurs réduisant également les coûts de votre entreprise. 

🛈 Mettez au point une stratégie de déploiement de la solution de GED en accord avec les problématiques métiers et les objectifs fixés ! 

Mettre en place une solution de Gestion Electronique de Documents nécessite de revoir certains processus existants. En effet, lorsque vous mettez en place des processus numériques, l’objectifs n’est pas de reproduire tous les processus papiers existant mais de tirer profit de la simplification des processus. 

En intégrant des règles opérationnelles dans votre systèmes de GED, limiter la présence de valideurs/ contrôleurs de vos documents entre chaque étape.  

🛈 Demandez-vous pourquoi vous avez suivi une certaine démarche jusqu’à présent et si ces actions sont nécessaires dans ce nouveau contexte !  

La capture consiste à scanner les documents avec un appareil à scan de la même manière que la numérisation. Cette étape est essentielle pour convertir votre document papier en document numérique. 

Une capture de documents effectuée aussi proche que possible de la source permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des données. Il est également important de pouvoir partager les données avec les autres logiciels de votre organisation permettant ainsi de synchroniser l’information. 

🛈 Utilisez des imprimantes virtuelles et des formulaires électroniques pour simplifier, améliorer et accélérer la collecte de données ! 

Pour une meilleure adoption de vos collaborateurs, assurez-vous que l’interface soit simple et intuitive. Une bonne GED permet aux utilisateurs de voir les éléments nécessaires pour l’accomplissement de leurs tâches sans encombrer inutilement leur bureau. 

Une solution de GED est conçue pour résoudre de nombreux problèmes mais les fonctionnalités ne doivent pas toutes être affichées sur l’écran de l’utilisateur. 

🛈 Personnalisez l’interface en fonction de chaque rôle pour faciliter le travail et éviter les sources de confusions et informations non-pertinentes ! 

Lors de l’adoption d’une solution de Gestion Electronique de Documents, le fournisseur de services assume la responsabilité des mises à niveau du système et des correctifs de sécurité. Il est donc plus facile d’évoluer sans investir davantage de ressources informatiques internes. 

La solution de GED cloud fonctionne également en mobilité. Cela permet de créer des environnements de travail à distance sécurisés et favorise la flexibilité des équipes.  

🛈 Adoptez une solution de GED basée sur le cloud et évitez les contraintes des systèmes on-premise ! 

Avant de vous lancer dans la mise en place de votre solution de Gestion Electronique de Documents, faites le point pour savoir où les informations doivent être stockées et comment elles doivent être catégorisées. Cela vous éclairera pour les règles de nommage et l’indexation des dossiers et documents. 

Une fois les règles de nommage, les champs d’indexation et les structures de dossiers fixés, mettez en place l’automatisation de tâches. 

🛈 L’automatisation et la mise en place de règles permettra d’assurer qu’ils soient correctement respectés ! 

Le contrôle des versions (versioning) permet d’enregistrer automatiquement les documents modifiés en tant que nouvelle version et d’accéder à l’historique des versions.  

Un verrouillage des documents “extraits” est possible et empêche la modification d’un document en cours de traitement. Cela conserve un enregistrement précis de qui a modifié quoi et permet de garantir l’intégrité de votre document. 

🛈 Mettez en place une politique de versioning pour plus de sérénité et une meilleure gestion des versions de vos documents ! 

Grâce à la signature électronique, votre entreprise sera protégée en cas d’ordre juridique ou en matière de service à la clientèle et de conformité. Elle réduit le risque que le document ait été modifié ou signé par une personne non concernée. 

La signature électronique répond aux exigences de sécurité actuelle et a la même valeur probante que la signature manuscrite. 

🛈 Tirez profit de la dématérialisation de bout en bout avec une solution de signature électronique couplée à la GED !