Le coffre-fort électronique aussi appelé coffre-fort numérique (CFN) est un espace numérique centralisé, personnel et sécurisé permettant de stocker et d’archiver des documents. Il permet aussi un système d’archivage à valeur probatoire dans lequel les documents sont conservés durablement. 

Le coffre-fort électronique est un outil au service de la dématérialisation des documents et des données utilisées pour la transformation numérique des entreprises. 

Fonctionnement et utilité du coffre-fort électronique 

Le coffre-fort électronique est un outil qui est préconisé lors de la mise en place d’une Gestion Electronique de Documents (GED). Le processus de dématérialisation des documents se fait en deux étapes : 

• Le scellement numérique qui est un processus permettant de garantir l’identité de l’émetteur et d’assurer l’intégrité d’un document. Tout comme la signature électronique, un document scellé est juridiquement recevable et toute modification est détectable, invalidant automatiquement le document. 
• L’archivage est une obligation légale pour les entreprises permettant de faire face à des litiges ou à justifier des opérations. Grâce à la GED, il est possible d’optimiser la gestion des archives grâce à l’archivage électronique qui en facilite l’exploitation. 

Le coffre-fort électronique permet de rassembler en un seul et même espace sécurisé l’ensemble des documents de votre organisation (documents RH, factures, documents fiscaux, documents civils et commerciaux, documents sociaux …) qui possèdent tous des obligations légales de conservation* ou bien de confidentialité. De plus, il permet une meilleure diffusion des documents professionnels au sein d’une même organisation sans nuire à leur intégrité. Le coffre-fort électronique certifie l’originalité, l’intégrité et la traçabilité de vos documents. 

*Concernant les documents fiscaux par exemple, une amende de 10 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés. (Cf : article 1734 du Code général des impôts) 

Les avantages du coffre-fort électronique 

Conformité du coffre-fort électronique 

Pour faire face à la digitalisation des organisations et à la demande croissante du marché, les éditeurs de logiciels se doivent de garantir la sécurité, la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents qui sont donc électroniquement scellés et archivés.  

Pour ce faire, la certification NF203 permet d’attester qu’un logiciel de coffre-fort électronique est conçu en respectant des exigences qualité basées sur la norme internationale ISO 25051, relatives aux méthodes de tests et à la validation du produit.

DocuWare, éditeur leader de solutions GED et Workflow, annonce qu’il bénéficie désormais de la certification NF203 pour le coffre-fort numérique. Celle-ci couvre l’ensemble des domaines fonctionnels de la comptabilité informatisée (achats, ventes, stocks, immobilisations et comptabilité) ainsi que les coffres-forts numériques (NF203 CCFN). Délivrée par l’AFNOR et INFOCERT, cette certification permet à DocuWare d’attester de façon indiscutable et impartiale de la qualité et de la conformité de ses solutions logicielles On-Premise et Saas.