Ces dernières années, les entreprises ainsi que les collaborateurs ont dû s’adapter à de nouveaux modes de travail pour faire face à la crise sanitaire et pour assurer la continuité de leurs activités.

Les collaborateurs ont connu le travail en présentiel, au bureau, avant la Covid19. Puis, le télétravail, pendant l’épidémie. Et à présent, le travail hybride* que connait une grande partie de nos organisations actuellement.

*Le travail hybride est une répartition (plus ou moins égale selon les organisations) entre le télétravail et les journées en présentiel au bureau. Ce mode de travail est connu depuis longtemps dans certaines entreprises, mais la crise sanitaire a rendu tendance sa normalisation.

De nombreux changements et une réorganisation des méthodes et outils de travail sont alors devenus une nécessité pour beaucoup d’entreprises. C’est le DSI (Directeur des Systèmes d’Information) qui est régulièrement solliciter sur plusieurs niveaux :

La crise sanitaire a été l’opportunité de démontrer l’importance de la transformation digitale des organisations. Alors que certaines d’entre elles avaient déjà commencé leur projet digitalisation, d’autres, se sont retrouvées dépourvues de moyens et outils lors de la crise sanitaire et à l’heure du télétravail.

Un tel bouleversement dans les modes de travail nécessite de transformer l’organisation et de moderniser l’ensemble de son système d’information (logiciels, infrastructures, matériel informatique …).

De nos jours, un des enjeu principal pour les DSI est la modernisation des Systèmes d’Information vers une amélioration de la sécurité IT. Ses missions principales : veiller au bon fonctionnement et à la disponibilité du SI.

Les anciens Systèmes d’Informations encore utilisés dans certaines organisations représentent une perte de temps, d’argent et de sécurité au quotidien. Plus généralement, ils sont un frein à la transformation digitale des organisations.

Pour réduire les dépenses liées à l’optimisation du Système d’Informations, le DSI peut s’orienter vers des groupes et associations telles que le Club des Décideurs IT afin de pouvoir échanger avec des professionnels et profiter d’une expérience commune. Cette mutualisation des connaissances et des savoirs vous permettra de gagner du temps (et donc de l’argent !) et de vous orienter vers les bonnes solutions.

Afin de maîtriser les coûts liés à l’optimisation de votre Système d’Information, il est important de faire le point sur les outils existants, utilisés et non-utilisés par vos collaborateurs. Cela permettra d’éliminer les outils obsolètes et de réduire vos dépenses IT non exploitées afin de se focaliser sur les logiciels réellement utiles.

Une des mission principale du DSI est de recueillir les besoins des directions métiers et de proposer des logiciels adaptés en prenant en considération la stratégie globale de l’entreprise. De ce fait, le DSI joue un rôle primordial quant à l’expérience utilisateur/collaborateur.

Les outils collaboratifs sont en grande partie déterminants pour assurer une bonne expérience collaborateur en télétravail et en mode travail hybride. De plus, les DSI ont eux aussi besoin de ces outils de communication et de collaboration leur permettant de mieux saisir les attentes des autres services.

Accessibles à distance ou au bureau, ces outils décloisonnent les applications métiers au sein de l’entreprise en apportant une meilleure visibilité et communication, en favorisant la collaboration interservices et en fédérant les équipes pour une meilleure atteinte des objectifs.

Les enjeux des outils collaboratifs :

• Faciliter et coordonner la coopération
• Mutualiser et capitaliser les connaissances
• Installer un mode de fonctionnement plus collaboratif au sein des équipes et avec les partenaires externes
• Mettre fin à la communication descendante

Découvrir notre solution collaborative

Après le choix d’outils adaptés à son organisation et aux besoins des collaborateurs, le DSI, en charge de la migration de l’entreprise vers le numérique, se doit d’accompagner les collaborateurs au changement de part son rôle de relais interne/externe.

Pour ce faire, il est indispensable de suivre des sessions de formations pour garantir le succès d’un projet de migration vers un outil collaboratif. L’approbation du nouvel outil par l’ensemble des collaborateurs est primordial pour garantir une bonne utilisation et optimisation de l’outil. Ainsi que veiller à une expérience collaborateur positive.

Les étapes pour une conduite du changement maîtrisé :

• Créer un sentiment d’ambition collective
• Former une coalition
• Développer une vision claire
• Partager une même vision
• Inciter à l’action
• Démontrer des résultats à court terme
• Entretenir la dynamique grâce aux résultats
• Ancrer les nouvelles pratiques

En savoir plus sur 8 étapes pour une conduite du changement maîtrisée vers un outil collaboratif performant