5 étapes pour structurer les documents en entreprise et garantir la réussite de sa transformation numérique avec la Content Intelligence

L’automatisation des processus soulage les collaborateurs et augmente la valeur de leur productivité dans la transformation numérique des organisations.

Cependant, il devient plus complexe d’automatiser certaines tâches spécifiques faisant appel à une réelle « expertise humaine », notamment pour ne pas nuire aux relations clientèles qui demande de traiter des documents non structurés : documents, mails, chats …

La clé pour automatiser correctement de tels processus axés sur les contenus est d’être capable de comprendre les données, d’en extraire des informations, et de permettre aux plateformes d’automatisation de prendre des décisions comme le feraient les humains.

Les documents d’entreprise et données doivent être structurées pour ne pas devenir un obstacle à la transformation numérique des organisations !

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#Etape 1 : Comprendre ce qui est automatisé et pourquoi

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La clé d’une automatisation basée sur les processus est la capacité à analyser les processus au sein de votre organisation, leurs variations et les coûts associés pour déterminer ceux à automatiser en premier afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles.

Une grande partie des organisations ont, à ce jour, débuté l’automatisation de processus simples basées sur certaines tâches. Pour rentabiliser au mieux leur approche stratégique de ce concept, il s’agira d’avoir recours à l’Intelligence Artificielle (IA) afin d’automatiser par la suite des processus plus complexes.

#Etape 2 : Améliorer les infrastructures d’automatisation existantes avec la Content Intelligence

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Pour limiter les frictions, les retards, les erreurs ou des risques de conformité liés aux interactions humaines, les organisations ont recours à la standardisation des processus. Cela consiste à connecter les systèmes entre eux et d’automatiser la plupart des processus métiers critiques (coûteux, chronophages et devant être en conformité).

Les organisations doivent améliorer les infrastructures d’automatisation des processus documentaires au-delà de la simple OCR (Reconnaissance optique de caractères) et mettre en place la Content Intelligence fonctionnant grâce à l’IA. Cela permettra de comprendre les documents et d’en extraire leur signification.

#Etape 3 : Atteindre plus de valeur par la démocratisation de l’automatisation

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Les entreprises ont besoin de solutions modulables et accessibles pour atteindre leurs objectifs d’automatisation : analyse des performances, ajuster et étendre rapidement à d’autres types de documents et processus métier… Cela, sans expérience du machine learning, de la capture ou du codage.

Le déploiement d’une plateforme extensible de Content Intelligence avec peu, voire pas, de codage permet aux entreprises d’accélérer encore leur transformation numérique, grâce à des compétences cognitives formées, créées par leurs pairs.

#Etape 4 : Garantir la conformité en limitant les variations de processus et les erreurs

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Grâce à la Content Intelligence, votre organisation bénéficiera d’un traitement des contenus de documents très précis. Cela permettra d’éviter toute erreur humaine (faute de frappe, d’inattention…) lors du traitement des transactions commerciales.

Cela garantit que tous les processus suivent le parcours prévu, passent toutes les vérifications et approbations nécessaires et ne sautent aucune étape imposée par les règles de conformité. Des personnes peuvent être impliquées dans le processus pour traiter les exceptions ou valider les résultats de l’automatisation, si nécessaire.

#Etape 5 : Améliorer la qualité du service au client en continu pour avoir une longueur d’avance sur la concurrence

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Il est crucial que les modèles « apprennent » et soient améliorés en permanence, grâce à de nouvelles variations et à l’interaction humaine.

Étendre l’automatisation à de nouvelles utilisations en formant de nouveaux modèles d’extraction, en améliorant les modèles existants et en contrôlant les résultats permet aux analystes d’affaires d’optimiser l’automatisation des processus, de franchir un nouveau pallier pour des processus plus fluides et ainsi d’exécuter les transactions commerciales plus vite et avec une plus grande précision afin d’optimiser l’expérience client et de toujours avoir une longueur d’avance sur la concurrence.

La Content Intelligence d’ABBYY offre les capacités et compétences cognitives qui permettent aux plateformes d’automatisation et aux travailleurs numériques de comprendre et de traiter les documents comme un humain, sans aucune interaction humaine. Lorsque les données d’un document sont comprises, les transactions peuvent être effectuées plus vite, avec davantage de précision et en conformité avec les exigences de processus et réglementaires. Dans le même temps, les ressources disponibles multiplient leur productivité et leur efficacité.

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