ECM – Gestion de Contenu d’Entreprise –

Décloisonner et capitaliser l’information au sein des différents services d’une organisation

Le nombre de documents géré au sein des entreprises ne cesse de se multiplier. Les organisations s’efforcent de trouver des solutions efficaces afin de répondre à des problématiques toujours plus complexes de gestion de l’information pour gagner en efficacité et en efficience dans le traitement des documents. 

Une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peut permettre de rendre une organisation plus efficace, répondre à de nombreuses problématiques métiers et tirer parti de bénéfices mesurables. 

Décloisonner et capitaliser l’information au sein des différents services d’une organisation 1

Qu’est-ce que l’ECM et quel est son rôle dans les organisations ? 

L’ECM (Enterprise Content Management) désigne, en Français, la Gestion de Contenu d’Entreprise. Elle regroupe les processus, stratégies et outils spécifiques qui permettent à une entreprise d’organiser et de stocker des informations essentielles pour les diffuser auprès de ses parties prenantes. 

Une solution d’ECM permet de rationnaliser le cycle de vie des informations grâce à la dématérialisation, au contrôle et à l’automatisation des flux d’informations non structurées* de l’entreprise. 

Les organisations qui traitent une volumétrie importante de contenu ont tout intérêt à disposer d’une solution d’ECM afin de gagner en efficacité opérationnelle, de réduire leurs coûts et d’être conforme aux obligations réglementaires. 

Contrairement à la Gestion Electronique de Documents, l’ECM est plus complet et ne se limite pas à la gestion de documents. Une solution d’ECM permet de gérer des informations issues de sources très dynamiques et évolutives. 

*Les informations non structurées d’une organisation désignent les informations désordonnées qui se trouvent à l’extérieur d’environnements de bases de données structurées : facture fournisseur, CV, documents d’imposition, diplômes, e-mails, photos… 

L’ECM, qu’il soit déployé dans un seul service ou à travers toute une entreprise, peut avoir un retour sur investissement très élevé pour les organisations. Tous les services et métiers d’une entreprise peuvent tirer profit d’un système d’ECM : la comptabilité, les ressources humaines, les ventes, le service juridique … Les principaux avantages de l’ECM sont :  

  • Les documents dématérialisés sont conformes aux réglementations 
  • Un contrôle amélioré des flux de trésorerie et des factures  
  • Une amélioration des services et de l’expérience client 
  • Des informations qui circulent mieux entre les équipes 

Les fonctionnalités de l’ECM  

Capture

importation, dématérialisation et extraction de points de données clés à partir de n’importe quelle source (PDF, e-mail, fax, scans, applications natives, etc.).

Gestion

organisation, indexation et annotation de documents de sorte qu’ils soutiennent les processus de l’entreprise. 

Traitement

transfert et validation automatiques de documents dans le cadre d’un workflow dématérialisé défini pour soutenir des processus d’entreprise critiques, ainsi que des initiatives de mise en conformité. 

Collaboration

modification dans des applications natives au sein d’environnements dont la version est soigneusement contrôlée de sorte à se concentrer sur la version principale. 

Archive

archivage sécurisé et conforme associé à une politique de rétention afin de protéger certains types d’informations contre leur destruction ou contrôler cette dernière. 

Intégration

relier des données et des documents à d’autres applications d’entreprise via des connecteurs natifs ou des API.

Mise en place d’un ECM 

  • Prioriser un service de l’entreprise 

    L’organisation doit commencer le déploiement de la solution ECM par les processus qui bénéficieront rapidement des nouvelles fonctionnalités de la gestion des contenus. Cela permettra de mettre en avant les bénéfices apportés par la solution : amélioration et facilité du travail. 

  • Analyser l’existant  

    Il est important pour l’organisation d’identifier les points à revoir. Pour cela, il faut que l’entreprise ait un aperçu complet du processus de mise en place et de prendre en compte la situation actuelle ainsi que les potentiels défis futurs de l’organisation. 

  • Définir les objectifs du déploiement d’un système ECM 

    Identifier des objectifs clairs et mesurables. Il est important de ne pas se limiter à des objectifs vagues mais de définir chacun d’entre eux de manière détaillée. Cela permettra de limiter les considérations subjectives en les remplaçant par des faits.  

  • Choisir le logiciel ECM 

    Le choix de la solution d’ECM nécessite des recherches et des investissements importants. La solution choisie doit être suffisamment moderne pour être capable d’accompagner l’organisation sur les prochaines années. Les critères à prendre en considération peuvent être des témoignages clients, des certifications, l’évolutivité … 

  • Configurer la solution ECM 

    Lors de la configuration, basez-vous sur des améliorations de base et ne demandez pas trop de changements à la fois. La première étape serait de connecter l’infrastructure d’emails de votre entreprise. Ensuite, il est important de définir des workflows dématérialisés pour simplifier les processus et accélérer les étapes critiques.  

Un projet d’ECM ? Contactez-nous !