Dématérialisation des factures clients : une obligation légale progressive

L’obligation au passage à la facture électronique deviendra une obligation pour les entreprises courant 2023-2025 pour tout échange inter-entreprises !

Afin de se mettre en conformité avec la loi, l’ensemble des organisations devront mettre en place un système de dématérialisation des factures au sein de leurs processus.

À partir de 2023 donc, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises seront obligées d’y avoir recours pour l’émission de leurs propres factures.

En savoir plus sur la Facture électronique : vers une obligation progressive d’ici 2023/2025

Dématérialisation des factures clients : vers une amélioration de la relation clients

L’outil de Gestion Electronique de Documents (GED), utilisée pour la dématérialisation garantie la traçabilité et l’archivage de vos factures clients. De ce fait, vous évitez tout risque de perte, d’erreur ou d’oubli. De plus, vos factures sont sécurisées et les circuits de validations sont accélérés avec les workflows.

Tout ces éléments vous permettront de renforcer et d’améliorer votre satisfaction client avec des délais respectés et une transparence accrue.

Dématérialisation des factures clients : réduisez vos coûts

Le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5 euros. Economisez en moyenne 3 euros par facture générée !

La GED permet un gain de temps dans la génération de vos factures clients donc, vous pourrez en gérer plus en moins de temps. Et, plus votre volumétrie de factures est importante, plus vous économiserez grâce à la dématérialisation.

Economisez des espaces de stockages qui ont un coût ! En effet, la dématérialisation de vos factures vous permettra d’économiser de l’espace physique de stockage pour être remplacé par un espace cloud unique et sécurisé dédié par la GED (coffres forts électroniques…) .

Sans oublier les économies que vous ferez liées aux frais aux impressions et aux envois des factures (papiers, enveloppes, timbres…)

Dématérialisation des factures clients : gain de productivité

Le traitement des factures papiers est une tâche fastidieuse et chronophage pour les services comptabilité et finance. En moyenne, elle entraine une baisse de productivité de 21,3% (source IDC).

En effet, les services comptables et finance des entreprises consacrent en moyenne 30% de leur temps à saisir manuellement des factures, tandis qu’un traitement dématérialisé représenterait 50 à 75% de gain de temps par rapport à un traitement papier.

La GED permet alors à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de réaliser des gains de productivité pour votre entreprise.

Dématérialisation des factures clients : diminuez votre impact environnemental

La dématérialisation de vos factures clients répond également à une problématique au cœur des sujets actuels des entreprises : l’impact environnemental et la politique RSE.

La fabrication de papier tel que celui utilisé dans les bureaux, contribue à la déforestation et également à l’utilisation d’une grande quantité d’eau. Sans compter les gaz à effet de serre dues à la fabrication et à l’acheminement des consommables.

Le papier représente environ 75% des déchets émis par les entreprises. Un gaspillage qui peut être évité notamment grâce à la dématérialisation de vos factures clients.

Les outils digitaux ou plus spécifiquement la facturation électronique participe ainsi à la stratégie RSE des organisations, réduisant la présence de papier aux bureaux.

Quelle solution GED pour la dématérialisation des factures clients ?

La solution GED Docuware Cloud peut vous aider à maîtriser vos délais de paiement et à restaurer la relation avec vos clients :

• Un dossier client partagé en temps réel
• Traitement des offres, des commandes, des devis et des factures clients
• Dématérialisation de la facture client avec A/R
• Relances automatiques pour le traitement des tâches
• Gestion des impayés avec scénarios de relance et notifications en interne
• Connecteur vers l’ERP pour remonter le statut de paiement (Sage, Cegid, EBP, Divalto…)
• Requête ou listes dédiées pour générer des rapports de suivis

Pour aller plus loin …

• Télécharger le livre blanc Docuware – Passer à la facture électronique
• Inscrivez-vous au webinar : Factures clients : comment assurer le suivi des paiements ?
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