Gestion des contrats : les enjeux d’une solution GED

La gestion des contrats en entreprise est souvent associée à une perte de temps dans les recherches, une absence de traçabilité dans le suivi des versions, des problématiques de sécurité et de confidentialité ainsi qu’une lenteur dans les processus de validations. 

Ces problématiques liées à la gestion des contrats concernent tous les départements au sein de l’entreprise. En effet, toutes les fonctions sont menées à gérer des contrats au quotidien : RH (contrats de travail et avenants), Commercial (Contrats de ventes et devis), DAF (contrats fournisseurs, clients) …  

Le recours à une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) est une véritable alternative pour la dématérialisation des contrats quel que soit leur type.   

Les avantages d’une GED dans la gestion des contrats

  • Retrouvez facilement les documents et constituez une véritable “contrathèque” grâce à un archivage centralisé et sécurisé de vos contrats. 
  • Suivez l’avancement des contrats en temps réel et travaillez sur la bonne version de votre document grâce à un traitement, un suivi et une validation de vos contrats en mode “Collaboratif”. Tout cela est possible grâce aux systèmes de workflows ! 
  • Contractualisez même à distance avec la signature électronique. 
  • Accédez à distance à l’ensemble des contrats grâce à l’accès en mobilité qui permettra la continuité des opérations en télétravail ou en déplacement. 
  • Réduisez les délais avec le principe d’alertes pour les échéances de paiement, résiliation, signature … 
  • Réduisez les échanges de documents par courrier, mails et diminuez les impressions qui génèrent des coûts supplémentaires 
  • Sécurisez vos contrats grâce à l’archivage numérique de ceux-ci 
  • Apportez un avantage concurrentiel à votre organisation et gagnez en réactivité dans le cas d’une vente ou d’un recrutement 

« La dématérialisation réduit de 91 % les coûts de traitement des documents. » Oodrive/Informatique news 

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La dématérialisation des contrats d’un point de vue juridique  

Gestion des contrats : les enjeux d’une solution GED 1D’après la loi n° 200-230 du 13 mars 2000 et son décret d’application n° 2001-272 indiquent dans l’article 1316-1 : 

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.” 

Un contrat numérique équivaut donc à un contrat papier aux yeux de la loi, autrement dit, ils ont la même valeur légale. 

Toutefois, il y a des conditions à respecter :  

  • Authentifier les signataires du contrat  
  • Garantir l’intégrité du document 

La gestion des contrats dématérialisés en toute simplicité grâce à la GED

Pour une gestion des contrats dématérialisés en toute quiétude, prêtez attention au choix du logiciel de GED que vous choisirez en vous concentrant sur :  

  • L’hébergement des données : un hébergement en France assure un niveau de sécurité maximal 
  • Les certifications du logiciel (RGPD,APPI,…) 
  • L’intégration avec vos outils existants pour optimiser d’avantage vos processus  
  • L’accompagnement pour la mise en place de votre solution de GED 

Pour ce faire, découvrez le TOP 3 des logiciels de solution GED en 2021  

Belharra , certifiée Gold Partner DocuWare, a démontré son expérience et son savoir-faire dans la conduite de projets collaboratifs. 

La proximité, l’aspect humain et relationnel de l’équipe technique et commerciale Belharra ont gagné la confiance de nombreux clients pour le développement de leurs projets. Le conseil et la capacité à accompagner le changement ont su faire la différence. 

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2021-07-12T09:29:13+00:00