Dématérialiser la gestion des courriers papiers avec la GEC
Bien que nous soyons à l’ère du numérique, la réception de courriers au format papier est toujours très présente en entreprise (réclamations, contrats, invitations, factures…). Aussi bien dans le secteur public que privé, la gestion du courrier est une fonction importante qui tend à être dématérialisée. C’est là qu’intervient la Gestion Electronique de Courrier (GEC) pour aider à gérer les flux d’informations entrants et sortants.
A la clé, des gains importants en termes de délais de traitement des courriers, de leur distribution et de procédures de validation. Les fonctions d’indexation, de traçabilité et d’archivage offrent également un cadre sécurisé et pérenne à la dématérialisation des courriers. En outre, la GEC influe sur la qualité et l’efficacité dans les relations avec les usagers, les clients, les fournisseurs et les partenaires.
Les enjeux de la GEC
1- Limiter les coûts liés aux impressions
Intégrez vos courriers papiers et vos e-mails, faites vos corrections et rédigez vos réponses au sein d’une solution d’ECM (gestion de contenus de l’entreprise).
Les coûts liés aux impressions au sein d’une entreprise peuvent représenter de 3 à 6 % du chiffre d’affaires soit un coût annuel par utilisateur entre 400 et 1200 euros. Environ 20% des documents sont jetés sans même avoir été lus. Sans oublier le budget alloué au papier, aux cartouches d’encres etc. Globalement, une gestion des courriers papiers vous coute de l’argent et a un impact sur l’écologie.
La GEC vous permet tout d’abord de répondre à une préoccupation économique en limitant le nombre d’impressions d’emails grâce à leur intégration dans une seule et même solution. Ils sont gérés au même endroit que les courriers papiers et partagés aussi facilement. De plus, vous pouvez transmettre directement au format électronique vos réponses e-mails dans le même espace. Oubliez les impressions et corrections au format papier et partagez directement vos documents depuis un espace centralisé. Tout cela, en suivant les modifications apportées avant de valider ou refuser.
La GEC répondra donc par la suite à une préoccupation écologique. Elle permettra de réduire le nombre de vos impressions et donc de limiter le gaspillage de papier. Votre entreprise participera donc à la réduction de la consommation de papier qui s’élève en France à 8,8 millions de tonnes, soit 279 kilos par seconde. Un acte dont vous pourrez être fier et qui fera du bien à l’image de votre entreprise à l’heure où les démarches RSE sont au cœur des politiques d’entreprise.
2- Simplifiez les échanges et gagnez du temps
Retrouvez automatiquement les informations clés de vos courriers, classez-les intelligemment et automatisez vos processus de traitement grâce à l’ECM (gestion de contenus de l’entreprise).
Avec la GEC, gagnez en temps en simplifiant les échanges entre les collaborateurs et faites en sorte qu’ils savent où trouver l’information et comment.
La mise en place d’un système de numérisation des documents grâce à un système de lecture automatique des documents ou de reconnaissance automatique des documents (LAD RAD) vous permettra de lire et de classer automatiquement vos documents et courriers. Epargnez-vous la fastidieuse et répétitive étape du tri sans pour autant l’éliminer. Vous pourrez donc garder du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, avec la possibilité de paramétrer et d’automatiser des processus de traitement et de workflows, ne vous posez plus la question de savoir qui doit les recevoir ou y répondre. La GEC procédera au tri elle-même !
3- Améliorez la satisfaction client
Suivez le courrier tout au long de son cycle de vie, programmez des rappels et optimisez le délai de réponse.
La dématérialisation des courriers entrants vous apporte un véritable gain de temps et vous permet de suivre votre courrier tout au long de son cycle de vie.
En intégrant la GEC, vous savez toujours ou se trouve votre courrier, qui l’a en sa possession et vous avez le contrôle de la circulation des documents que contient votre courrier. Vous pouvez même allez plus loin dans le suivi de ses courriers grâce à l’accès à des indicateurs statistiques vous informant du temps moyen de réponse aux clients mais aussi d’identifier les points bloquants afin de mettre en place des mesures correctrices pour garantir un meilleur taux de satisfaction. Pour se faire, avec la GEC, vous pourrez programmer des rappels des dates limites pour réponse et validation de courriers et/ou documents.
