Gestion Electronique des Documents RH –

Comment répondre aux besoins opérationnels des DRH ?

Au quotidien, les DRH sont menés à gérer un ensemble de processus RH : recrutement, gestion administrative, GTA et planification, gestion des talents internes… Des processus qui sont concernés par l’importance et la diversité des documents à traiter. Incontournable dans l’entreprise, la GED permet de répondre aux besoins opérationnels de la gestion de ses documents et ainsi de répondre aux nouveaux grands enjeux des DRH.

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Les besoins des DRH évoluent …

65% des responsables RH estiment que l’automatisation de la fonction RH est primordiale.

Aujourd’hui, la notion de digitalisation est indissociable de celle d’automatisation des processus. Elle est essentielle aux DRH qui gèrent et organisent l’ensemble des documents produits à destination des collaborateurs et des partenaires externes ! La dématérialisation et l’automatisation des documents RH répond à de nombreux enjeux : réduction des coûts; sécurité des documents et des informations; centralisation des données; gain de temps.

78% des RH souhaitent être en conformité avec la RGPD.

Les DRH gèrent un grand volume de données à caractère personnel liées aux collaborateurs. La gestion de la confidentialité de ces données et la sécurisation des informations est primordiale pour 97% des RH interrogés. Afin de pallier les incidents en matière de gouvernance des données, une mise en conformité est nécessaire. D’autant plus que les directions RH sont soumises à de nombreuses évolutions légales et réglementaires au-delà du RGPD (loi de 2014 pour l’égalité réelle entre les femmes et les hommes).

52% des décideurs RH considèrent l’expérience collaborateur importante voire capitale pour leur organisation.

La fonction RH, avec la crise et l’émergence des nouveaux modes de travail, fait face à de nouveaux défis pour être performante et répondre aux besoins de l’entreprise mais également pour répondre aux exigences des collaborateurs. Aujourd’hui, l’environnement opérationnel et légal des collaborateurs est au cœur des préoccupations des DRH.

51% des PME constatent une inadéquation entre les besoins des RH et les SIRH proposés.

Le SIRH ne répond pas forcément aux besoins de toutes les organisations notamment au regard des plus petites. On constate un écart entre les attentes des RH et les promesses annoncées par les éditeurs de solutions SIRH. Moins de 20% de ces entreprises tirent entièrement profit de l’ensemble des fonctionnalités des outils complexes dédiés.

La GED, une réponse aux nouveaux enjeux RH

La GED simplifie les processus RH !

Pour pallier la complexité et la perte de temps dans la gestion des documents, la GED répond à un besoin de flexibilité, d’agilité et d’autonomie tant pour les professionnels RH que pour les collaborateurs. La solution facilite la gestion des processus RH en leur proposant l’accès aux informations nécessaires à leurs missions sans pour autant démultiplier le parc applicatif de l’entreprise. La GED est une réponse pertinente aux besoins et enjeux des RH car c’est un outil centralisé qui permet de gérer tout un ensemble de documents de tous types en lien avec de multiples acteurs, eux aussi, tout aussi différents avec des règles d’administration différentes.

La GED permet une meilleure traçabilité et sécurité !

Une solution de GED va permettre de tracer de bout en bout l’ensemble des processus RH notamment grâce au suivi des modifications documentaires et à la valeur probante des documents via la signature électronique. Cette gestion collaborative permet un meilleur suivi et le facilite. Nombreuses sont les entreprises qui ont une démarche qualité dans laquelle la traçabilité est attendue et la GED est en capacité d’y répondre. De plus, la GED permet une sécurisation complète des informations RH grâce au contrôle des accès, à l’infrastructure numérique, à la maîtrise des données : dossiers du personnel, contrats, informations confidentielles : tous requièrent un système de stockage sécurisé et organisé, capable de protéger ces informations, qui ne doivent en aucun cas être perdues, volées ou falsifiées.

La GED révolutionne la gestion des intégrations (onboarding) !

Pour de nombreuses entreprises, l’onboarding est une priorité pour contrer la rétention des talents lié à des environnements compétitifs. Lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur, il est important de maîtriser l’ensemble des processus qui s’y confèrent. Cela permettra d’éviter l’erreur qu’un employé ne reçoive pas tous les documents nécessaires à sa bonne intégration et à son bon suivi. Grâce à la GED, une meilleure organisation et fluidité dans les processus d’intégration du collaborateur entraîne une meilleure expérience collaborateur et RH et conduit au succès du recrutement. Tous les documents du futur collaborateur sont centralisés pour faciliter les démarches administratives, d’accueil et signature des contrats ainsi que de réponse aux obligations légales (pour les contrats courts).