Miser sur la gouvernance de l’information
avec l’archivage électronique à valeur probatoire
L’augmentation de la masse de données et de documents implique aujourd’hui le développement d’une véritable stratégie de gouvernance de l’information. En prenant en compte ses processus métiers incluant du traitement d’information, l’entreprise peut contrôler et rationaliser l’ensemble de sa production documentaire et assurer ainsi une meilleure sécurité.
Dans le contexte économique actuel, la majorité des entreprises et structures publiques sont aujourd’hui convaincues des enjeux de la dématérialisation.
Les bénéfices sont nombreux : meilleure traçabilité des documents, meilleure accessibilité, prise en compte des enjeux liés au développement durable, modernisation des échanges, réalisation d’économies…
La sécurité est un point majeur sur ce type de projet qui concerne parfois des documents confidentiels et stratégiques.
La référence à un système normé et la mise en place d’une gouvernance de l’information, sont deux étapes essentielles dans le déploiement d’un projet de dématérialisation sécurisé.
Utiliser un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme à la norme AFNOR NF Z42-013 garantit une valeur probatoire aux documents numériques pendant toute leur durée de conservation.
NF Z 42.013 : La norme de référence pour l’archivage électronique à valeur probatoire
L’AFNOR a publié la norme NF Z 42-013 en 1999, elle a ensuite été révisée en 2001, 2009 et plus récemment en 2020, et elle définit un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique (SAE). On parle aussi d’archivage électronique à valeur probatoire.
La norme décrit l’organisation autour des fonctions de l’archivage électronique, le versement, la conservation, l’accessibilité, la communication et la gestion des éliminations, l’interopérabilité du SAE, la restitution et la réversibilité.
La version de 2009 s’intitulait : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».
La nouvelle version de 2020 est renommée et devient « Archivage Électronique – Recommandations et Exigences ».
La norme révisée est destinée :
- aux organismes ou entreprises qui mettent en œuvre des systèmes d’archivage électronique pour archiver des documents électroniques afin de préserver leur intégrité,
- aux éditeurs de systèmes d’archivages électroniques (SAE),
- aux prestataires assurant un service d’exploitation d’un SAE externalisé ou mutualisé.
Elle va permettre de rendre plus opérationnelle la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique en :
- Intégrant les documents numériques et les données,
- Proposant une approche d’offre de service.
[ REPLAY ] Les enjeux de l’archivage à valeur probatoire
L’augmentation de la masse de données et de documents implique aujourd’hui le développement d’une véritable stratégie de gouvernance de l’information.
En prenant en compte ses processus métiers, l’entreprise peut contrôler et rationaliser l’ensemble de sa production documentaire et assurer ainsi une meilleure sécurité.
Voyons ensemble, au cours de ce webinar, comment intégrer les enjeux de l’archivage à valeur probatoire pour répondre aux exigences de conformité dans la gestion du cycle de vie de l’information.
Notre intervenant, Thibault RIBBA du cabinet Xdemat, consultant spécialisé en dématérialisation et archivage électronique.
Les points clés de la norme NF
- la définition d’une politique d’archivage ;
- les processus de versement, de conservation, de communication, de restitution, d’élimination
- La gestion des éléments de preuves (attestation, journaux)
- La gestion et la démonstration de l’intégrité des objets archivés via les empreintes et le scellement électronique ;
- la génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…) ;
- l’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le SAE ;
- la mise en place d’un mécanisme de chaînage des journaux archivés afin qu’il ne soit pas possible de remplacer un journal par un autre sans casser la chaîne de preuves;
- le dossier technique du SAE, sa gestion, son intégrité ;
- la gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps ;
- la réversibilité du SAE ;
- l’auditabilité du SAE.
- l’interopérabilité
- les clauses contractuelles pour les tiers archiveurs