Le passage à la dématérialisation en entreprise n’est pas si simple et demande une bonne organisation.

Selon une étude mondiale réalisée par IDC, les problèmes de gestion des documents représentent une perte de 21 % de la productivité organisationnelle. Toutes les entreprises y sont confrontées au quotidien.

Quelles sont les étapes pour passer à un environnement entièrement numérique sans perdre de données ? Et comment le faire rapidement ?

 

Quels sont les avantages de passer à la dématérialisation ?

• Augmenter la visibilité sur les processus métier
• Simplifier les flux de travail
• Améliorer la productivité des équipes
• Optimiser les coûts
• Réduire les risques d’erreurs et de sécurité
• Réduire son impact environnemental

 

 

Les 3 points clés à mettre en œuvre pour aller vers la dématérialisation

Voyons tout d’abord les 3 étapes majeures qui vont être déclinées pour passer à une gestion électronique documentaires : la capture des informations, le flux de travail numérique, l’archivage et la récupération des informations.

La première étape de capture permet de récupérer toutes les informations utiles au bon déroulement des processus métier. Ces informations sont issues de sources multiples telles que les e-mails, fax, courriers, formulaires Web ou documents papier.

La deuxième étape est ensuite de remplacer la gestion des documents papier par des flux de travail numériques simplifiés, avec des processus prédéfinis pour l’acheminement, la révision et l’approbation de documents. L’automatisation des processus permet de faciliter les flux de travail et le partage des informations entre les équipes.

La dernière étape consiste à archiver ces informations avec un accès contrôlé. Les documents numériques seront clairement organisés, facilement trouvables et utilisables grâce à l’indexation des données. Des mesures de sécurité et de sauvegarde strictes garantissent la récupération des informations en cas de problème.

Pour en savoir plus, consultez la partie 2 du guide pratique !

 

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 Il est maintenant temps de faire le choix de votre fournisseur et des équipes qui accompagneront votre projet de transformation numérique afin d’améliorer la gestion des documents, les flux de travail et la collaboration entre les employés.

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Source : extrait du livre blanc de DocuWare « Abandonner le papier en 90 jours – Un guide détaillé »