La dématérialisation en entreprise : guide pratique – Partie 2

Suite à la première partie de notre article présentant les 3 étapes à mettre en œuvre pour aller vers la dématérialisation de l’entreprise, nous vous proposons de passer à la mise en place d’un plan d’action !

Pour rappel :

Selon une étude mondiale réalisée par IDC, les problèmes de gestion des documents représentent une perte de 21 % de la productivité organisationnelle. Toutes les entreprises y sont confrontées au quotidien.

 Le passage à la dématérialisation des documents n’est pas si simple et demande une bonne organisation.

Quelles sont les étapes pour passer à un environnement entièrement numérique sans perdre de données ? Et comment le faire rapidement ?

 

La mise en place d’un plan d’action de dématérialisation en entreprise

 Passons maintenant aux 6 étapes qui vont permettre de définir un plan d’action de dématérialisation au sein de votre entreprise :

  • Étape 1 : Développement de l’équipe de direction : Il faudra mobiliser l’équipe de direction qui devra être moteur pour guider ce projet vers son succès.
  • Étape 2 : Étudiez vos processus métier : La réalisation du mappage des processus est un élément essentiel pour la suite du projet et demande une réflexion collective.
  • Étape 3 : Conception de la solution : La phase de conception permet de déterminer les composants logiciels et les fonctionnalités nécessaires.
  • Étape 4 : Sensibilisation et communication du plan : il s’agit de sensibiliser les équipes au fait que l’automatisation simplifie les tâches quotidiennes et aide les employés à atteindre leurs objectifs.
  • Étape 5 : Déploiement de votre solution d’automatisation : le déploiement débute par la création d’un environnement de test.
  • Étape 6 : Formation : La formation des utilisateurs doit être accompagné pour faciliter la conduite du changement. La durée de la formation peut varier de quelques heures pour les utilisateurs finaux à un ou deux jours pour les administrateurs système et les utilisateurs avancés.

Pour tout savoir et « Abandonner le papier en 90 jours – Un guide détaillé », consultez le livre blanc Docuware.

 

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 Grace à son expérience dans la conduite du changement, les équipes Belharra développent une approche projet novatrice.

Le besoin utilisateurs, bien souvent, n’est pas complètement formalisé. C’est pourquoi, en nous inspirant de la méthode Agile, nous avons packagé deux prestations forfaitaires : « DocuWare Processus Métier » et « DocuWare Intégration Métier  » pour déployer une application opérationnelle en un temps très court et un budget parfaitement maîtrisé.

Nous nous engageons à mettre en place une première application DocuWare avec un résultat rapide pour l’entreprise. Très rapidement, les utilisateurs bénéficient de la puissance de DocuWare pour concrètement gagner en productivité, tracer la circulation des documents et coordonner la prise de décision sur un périmètre « Métier ».

Source : extrait du livre blanc de DocuWare « Abandonner le papier en 90 jours – Un guide détaillé »

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2019-09-27T14:28:19+00:00