Norme ISO 24143 : de la nouveauté dans la gouvernance de l’information
Le Comité technique ISO/TC 46 – Information et documentation publie en mai 2022 un nouveau document présentant les concepts et principes relatifs à la gouvernance de l’information. Ce document s’applique à la gouvernance des actifs informationnels passés, présents et futurs des organisations. Il entre en vigueur pour les organisations de toutes tailles, tous secteurs, y compris les entreprises publiques et privées.
Gouvernance de l’information : un enjeu pour les organisations
Dans l’introduction du document relatif à la Norme ISO 24143 Information et Documentation, le comité technique rappelle les enjeux liés à l’information au sein des organisations :
“ L’information est un actif critique indispensable à la conduite des processus métier et par conséquent un élément fondamental de la réussite de toute activité métier, quelle qu’elle soit.”
La norme décrit la gouvernance de l’information dans ses multiples dimensions : gestion des données, gestion de l’information, conformité réglementaire, sécurité de l’information, conservation numérique, processus métiers …
Le Comité met également en avant le fait que la gouvernance de l’information est un cadre stratégique de gouvernance des actifs informationnels transverse au sein d’une organisation. Elle comprend, entre autres, les politiques, processus, procédures, rôles et contrôles mis en place dans le but de répondre aux exigences réglementaires, légales, opérationnelles et relatives aux risques.
Elle doit également être conçue comme un projet coopératif où « les efforts interdisciplinaires et la prise de décision basée sur le consensus sont encouragés et soutenus ; dans les domaines qui se recoupent, des efforts collectifs sont préférables à la mise en place de frontières strictes entre les disciplines. »
6 leviers pour une gouvernance de l’information réussie :
Définir une politique de gouvernance de l’information orientée flux et métiers
Chaque département et chaque collaborateur de l’organisation génèrent des informations, données et documents qui leurs sont propres. Cela constitue des volumes de données et de documents difficilement organisés et accessibles. De ce fait, adopter une stratégie claire devient une nécessité pour appréhender les flux à venir en fonction de leur nature, leur support, leur valeur…
Faire le tri pour ne pas surcharger d’informations inutiles
Toutes les informations de l’organisation ne sont pas utiles et bonnes à garder. Alors que certaines sont indispensables voire obligatoire car soumises à des réglementations et des conformités, d’autres, peuvent être supprimées. Il est important de faire le tri et de qualifier les éléments conservables pour gagner en productivité et efficience.
Préférer un pilotage centralisé
Il est indispensable de prendre en compte l’information ou qu’elle soit compte tenu des différents canaux de diffusion, de communication. Au sein d’une même entreprise, on peut rencontrer différents réseaux, différentes applications sous différents formats qui complexifie l’accès à ces informations. De ce fait, il est important de prendre en compte les différentes solutions de l’entreprise, les anciens systèmes et la multiplicité des données.
Facilité le stockage et l’accès à l’information
Trouver la bonne information au bon moment et rapidement est un enjeu pour les organisations. Elle peut provenir de plusieurs applications différentes, être noyée dans un flux important d’information ou être mal décrite ou qualifiée. Cela rend son accès complexifié ce qui découle sur une perte de temps et parfois même de pertinence. C’est pour cela qu’il est nécessaire de maîtriser le cycle de vie et en faciliter son stockage.
Être en conformité avec la réglementation
Une multitude d’obligations réglementaires et normatives sont imposées aux organisations. C’est pour cela que la gouvernance de l’information permet de répondre rapidement aux demandes d’audits, d’appliquer facilement les règles en cas de mis en suspens à des fins juridiques ou de prouver la fiabilité et l’intégrité des informations.
Améliorer sa flexibilité et son agilité
Les informations, données et documents constituent la richesse d’une entreprise. Ils peuvent être un facteur de risques lorsqu’ils sont mal utilisés ou un avantage compétitif quand ils sont utilisés à bon escient. L’entreprise doit être en mesure de s’appuyer sur ces données pour prendre les bonnes décisions lors d’un litige ou face à une opportunité. D’où l’importance de l’actualité, la pondération et l’usage qu’on y confère.