Tout savoir sur les normes et obligations de la dématérialisation en 2021
La transformation numérique vise à tendre vers de plus en plus de dématérialisation. Pour des raisons de praticité, de productivité, d’image et de démarche RSE, les tendances vont vers la dématérialisation intégrale face au dilemme du Zéro Papier pour les entreprises. Il va de soi que cette transformation digitale est sujet à des normes, obligations et certifications afin de cadrer et sécuriser les organisations.
Les normes & obligations
Norme de traçabilité et de l’interopérabilité – ISO 15836 (2003, révisée en 2009)
La traçabilité d’une donnée consiste à disposer des informations nécessaires et suffisantes pour connaître au mieux sa provenance, sa transformation et sa distribution à des fins de fiabilité et d’interopérabilité.
Que dit la norme ISO 15836 ? Cette norme décrit les ressources transdisciplinaires (traçabilité, gestion de la preuve, comptabilisation, archivage…), connues sous le nom de “L’ensemble des éléments des métadonnées Dublin Core”. Elle définit les éléments généralement utilisés dans le contexte d’un profil d’application qui en cible ou en spécifie l’utilisation conformément aux préconisations et pratiques locales ou de communautés professionnelles.
Norme des coffres-forts numériques – NF Z 42 020 (2012)
Le Coffre-fort numérique est une variation du terme Coffre-fort électronique. Ce terme est utilisé généralement pour
désigner un service d’archivage de documents numériques.
Que dit la norme Z42-020 ? Cette norme définit les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique destiné à la conservation d’objets numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.
Un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) peut être : un progiciel exploité sur une ou plusieurs plate-forme(s) matérielle(s), un ensemble logiciel et matériel exploité comme un tout. Les fonctions minimales que doit posséder ce composant : déposer / détruire / lire / lire métadonnées techniques / contrôler / lire journal /lister / restituer / vider / contrôler CCFN.
Norme sur la signature électronique – eIDas(2016)
La signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier.
Que dit le règlement eIDAS (Electronic Identification And trust Services) ? L’eIDAS s’appuie sur l’identification électronique et les services de confiance. Il encadre le principe de signature électronique et le reconnait sous 3 niveaux : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Chacun de ses niveaux de siganture électronique répond à des exigences particulières.
Normes du records management – ISO 30300
Le record management ou gestion des documents d’activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d’archivages est définit comme une fonction d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents d’un organisme, quels que soient leur forme et leur support, dans l’optique de les protéger et les rendre accessibles dans le temps.
Que dit la norme ISO 30300 ? La norme définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux systèmes de gestion des documents d’activités. Elle établit également les objectifs associés à l’utilisation de documents d’activités, fournit les principe, décrit une approche par processus et spécifie les rôles de la direction.
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Normes de l’archivage électronique – NF Z 42-013 (équivalence internationale ISO 14641-1:2102)
L’archivage électronique est une spécification relative à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
Que dit la norme 742-013 ? Cette norme fournit un ensemble de spécifications techniques et de mesures organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, l’archivage et la communication de documents numériques. Elle met tout particulièrement l’accent sur la traçabilité des processus en œuvre dans l’archivage électronique ainsi que sur les exigences du système en matière de sécurité et d’accès. Elle est aussi importante en ce qu’elle définit les clauses nécessaires dans un contrat de service passé avec un tiers-archiveur.
Obligation de la facture électronique – Projet de Loi de Finances 2020
La facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique.
Que dit le Projet de Loi des Finances ? Cette loi instaure l’obligation progressive entre 2023 et 2025 de la facture électronique. À partir de 2023 donc, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises seront obligées d’y avoir recours pour l’émission de leurs propres factures.
Les certifications
- NF 461 : Système d’Archivage Electronique
Cette certification a pour objectif de démontrer la conformité d’un système d’archivage électronique aux normes. Elle renforce l’image auprès des clients et affiche un élément de différenciation.
- NF 544 : Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier
Cette certification permet aux acteurs de la numérisation de standardiser leur activité et valoriser leur profession en répondant aux attentes des donneurs d’ordre. Elle permettra la reconnaissance d’un document numérisé au même niveau qu’un original.
- NF 203 : Exigence concernant les CCFN
Cette norme permet aux éditeurs d’attester de façon indiscutable et impartiale de la qualité et de la conformité de leurs logiciels et sécurise les clients en cas de contrôle fiscal. La certification NF203 couvre l’ensemble des domaines fonctionnels de la comptabilité informatisée ainsi que les coffres-forts numériques.
