Project Description
Belharra accompagne le GESEC dans son projet de gouvernance des données « achats » de ses adhérents
Les enjeux et objectifs du projet de gouvernance des données « achats » du GESEC
Parmi ses axes stratégiques définis par le GESEC, la « Maîtrise de la donnée » s’impose comme prioritaire pour améliorer la gouvernance de son activité et la transformation numérique des entreprises adhérentes.
Pour sécuriser son modèle économique et mieux conseiller ses Adhérents sur leurs stratégies d’achat, le GESEC a lancé un projet pour collecter et analyser les données des achats réalisés par le réseau d’adhérents auprès des fournisseurs partenaires ou non-partenaires.
Belharra a été retenue pour accompagner le GESEC dans sa démarche en préconisant une solution basée sur la technologie ABBYY FlexyCapture et une méthodologie de projet pragmatique. Il s’agissait de démontrer la faisabilité et de faire adhérer les futurs acteurs de la solution.
Les objectifs du « Projet Achat » pour la maîtrise des données achats des adhérents
- Pour le GESEC :
- Augmenter la part de marché des Fournisseurs Partenaires chez les Adhérents.
- Disposer d’un outil de contrôle des rétrocessions par les fournisseurs Partenaires.
- Pour les Fournisseurs Partenaires :
- Créer un service à valeur ajoutée sur l’analyse des ventes faites sur le réseau GESEC.
- Apporter un conseil pour mieux répondre aux besoins des adhérents et augmenter leur part de marché.
- Pour les Adhérents :
- Amener un nouveau service Support pour les aider dans leur activité de gestion de la relation Fournisseur et faciliter la saisie des données comptables.
- Répondre aux impératifs réglementaires sur le traitement des factures fournisseurs.
Le développement d’un prototype projet pour valider l’adhésion au projet
Les équipes Belharra ont choisi la technologie ABBYY FlexiCapture for Invoices qui répond à ces exigences et au contexte particulier de ce projet avec une capacité de traitement de gros volumes de données et de documents.
Belharra a proposé au GESEC un prototype pour établir une cartographie des besoins, identifier les contraintes fonctionnelles, techniques et organisationnelle afin de dresser la feuille de route pour le déploiement du projet.
Le prototype a servi de « démonstrateur » pour les adhérents et à faciliter l’adhésion au projet. Le lancement a été entériné à la mi-novembre 2020.
La méthodologie de projet a permis de mettre en œuvre la solution prototypée en 3 mois. Dès le mois de février, le GESEC peut traiter les factures fournisseurs de l’année 2021 pour une trentaine d’adhérents pilotes dont les neuf administrateurs du GESEC.
Le déploiement de la solution sur l’ensemble du réseau des 400 adhérents s’étalera sur 18 à 24 mois environs.
Les trois facteurs Clés de succès du projet
- Faire adhérer toutes les parties prenantes dans la démarche projet
- Limiter les tâches liées à ce projet et qui seront imposées aux adhérents
- Prendre en compte la structure restreinte du GESEC pour la gouvernance du projet
Les trois contraintes majeures identifiées
- Hétérogénéité des structures adhérents et de leur perception des outils informatiques
- Volumes de factures et des lignes de factures
- Consolider un référentiel Produit fournisseur pour une analyse à la ligne de facture
Architecture de la solution mise en œuvre :
La puissance d’ABBYY FlexiCapture permet d’extraire des factures toutes les données nécessaires puis de les vérifier par rapport à un référentiel de données et de les stocker dans une base de données.
L’interface de vérification et de contrôle a été paramétrée pour gagner en productivité et optimiser le temps de validation selon des règles de gestion paramétrables.
La base de données, réceptacle des informations extraites et validées, a été modélisée pour être exploitée par une solution de Décisionnel qui générera des tableaux de bord et des indicateurs de performance aux différentes parties prenantes de ce projet.
A propos du GESEC
Le GESEC est un Groupement d’Intérêt Economique qui réunit partout en France des PME indépendantes spécialisées dans les travaux, l’entretien, la maintenance et l’exploitation des installations Génie Climatique et Génie Electrique. Avec 397 entreprises partout en France, le GESEC offre un réseau d’entreprises de proximité, ce qui garantit une connaissance parfaite des environnements de chaque client et des particularités locales.