Project Description

Cenpac choisit Belharra pour la dématérialisation de ses processus internes avec la GED DocuWare 1

Cenpac choisit Belharra pour la dématérialisation de ses processus internes avec la GED DocuWare

Cenpac choisit Belharra pour la dématérialisation de ses processus internes avec la GED DocuWare 2Cenpac compte parmi les leaders français du secteur des fournitures et systèmes d’emballage et réalise plus de 125 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2020

L’entreprise est présente sur tout le territoire national avec 170 commerciaux répartis sur 5 agences locales à Lille, Rennes, Paris, Toulouse et Lyon.

Les services proposés par Cenpac :

  • Un service technique intégré composé de 11 techniciens qui assurent l’installation et l’entretien des équipements des clients.
  • Un service logistique de plus de 50 000m2 ultra performant permettant de livrer les clients en 24/72h partout en France.
  • Un service Accords-Cadres Nationaux dédié aux clients multisites.
  • Des solutions E-business pour simplifier le process de commande des clients : E-procurement, punch out, catalogue hébergé, carte d’achat, EDI…

Solution : Docuware

Pour Cenpac, comptant parmi les leaders français du secteur des fournitures et systèmes d’emballage, l’enjeu du projet était de digitaliser le processus de vente de l’entreprise.

La Gestion Electronique de Documents pour améliorer le processus de vente Cenpac

Le périmètre fonctionnel du projet concerne le processus de ventes dans sa globalité. Tous les documents en lien avec la commande client sont ainsi concernés : devis, Bons de commande, factures, bons de livraison…

Cenpac utilisait un logiciel d’archivage permettant de stocker et de partager des documents issus de son ERP via un portail intranet aux 300 utilisateurs de l’entreprise avec une personnalisation des droits d’accès sur les documents. Les utilisateurs avaient la possibilité d’accéder aux documents, de les imprimer et de les transférer par email.

Suite à l’arrêt de l’outil utilisé en interne par Cenpac, une solution de remplacement a été recherchée et l’objectif était aussi d’améliorer le fonctionnement mis en place.

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Le choix de DocuWare pour une mise en œuvre simple et rapide au sein de Cenpac

Le point majeur du projet de dématérialisation pour Cenpac était de déployer une interface simple, intuitive et facile d’utilisation pour les utilisateurs.

La solution Docuware a été retenue car sa richesse fonctionnelle et son intégration facilité au système d’information permet de concevoir une solution très ergonomique et simple d’utilisation. Elle optimise l’efficacité et la productivité tout en garantissant la qualité des données et du traitement documentaire.

De plus, Docuware a la capacité de gérer une volumétrie de documents importante, dans le cas de Cenpac, environ 3000 documents en moyenne sont archivés chaque jour.

La mise en œuvre simple et rapide de DocuWare, en 4 jours, ainsi que son paramétrage accessible, a été un atout majeur dans le choix de la solution pour la gestion du dossier de ventes de l’entreprise Cenpac.

Cenpac a apprécié travailler avec Belharra

Dans le cadre de sa certification ISO 9001, Cenpac a évalué les prestations de Belharra en 2020 et nous a accordé une note de 85/100. Les 3 points forts relevés sont :

  • La compréhension des besoins de l’entreprise
  • Une organisation administrative satisfaisante (réactivité, communication…)
  • Le temps de traitement des demandes / réclamations

DocuWare, une solution reconnue pour digitaliser les processus métier de l’entreprise

Le logiciel DocuWare est un système de Gestion Electronique de Documents, capable de traiter automatiquement tout type de document, quelle qu‘en soit la source (ERP, MFP, scanners, messagerie…). La solution proposée a notamment été mise en œuvre chez plus de 18 000 entreprises du secteur public ou privé.

DocuWare permet d’importer, de classer et d’archiver les documents et de les rendre facilement accessibles en vue de leur traitement ultérieur. Enrichi de fonctions de Workflow et d‘intégration, DocuWare est une GED en mesure de satisfaire à toutes les exigences en répondant à tous les besoins exprimés, quel que soit le type d’organisation.

DocuWare répond à 3 objectifs majeurs :

  • Supprimer le papier
  • Fluidifier les processus de traitement
  • Sécuriser, partager et tracer les processus documentaires
Découvrir la solution DocuWare

Belharra, intégrateur de services, spécialisée dans les projets de dématérialisation avec Docuware

Belharra, partenaire DocuWare sur le grand Sud-Ouest de la France, est référencée comme centre de compétences de proximité. Profitant de cette synergie, expertise et expérience, Belharra et DocuWare travaillent ensemble leurs différents projets avec le souci d’apporter le meilleur service à leurs clients.

Belharra se spécialise dans le déploiement de projet de dématérialisation en intégration avec les systèmes d’information sur la base de la solution DocuWare.

  • La méthodologie Belharra structurante et pragmatique facilite les ajustements fonctionnels inhérents à tout projet impliquant une conduite du changement.
  • Les formations dispensées visent à apporter rapidement toute l’autonomie nécessaire pour l’utilisation et l’administration d’une plateforme logicielle. Les équipes Projet Client peuvent ainsi accélérer le déploiement de la solution sur de nouveaux besoins.
  • Belharra intègre des solutions dites « Collaboratives » depuis plus de 15 ans et capitalise sur cette expérience pour prendre en compte la composante Conduite du Changement inhérente à tous les projets du Collaboratif.
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