Maison Ginestet digitalise son processus Achat avec Belharra et la GED Docuware 2021-03-22T15:17:54+00:00

Project Description

Maison Ginestet digitalise son processus Achat avec Belharra et la GED Docuware 1

Maison Ginestet digitalise son processus Achat avec Belharra et la GED Docuware

Maison Ginestet digitalise son processus Achat avec Belharra et la GED Docuware 2

Maison Ginestet est un négociant en vins fins de Bordeaux depuis 1897 et acteur majeur du marché bordelais.

Depuis plus d’un siècle, la Maison Ginestet est dirigée par des hommes impliqués dans le développement et la reconnaissance des Grands Crus de Bordeaux. La culture et le savoir sont perpétués.

En 2020 Maison Ginestet a réalisé un chiffre d’affaires de plus de 80 millions d’euros dans 70 pays, auprès de 1300 clients professionnels. Maison Ginestet commercialise les plus grands Crus du bordelais dont elle est allocataire en première main depuis des décennies. Tout au long de l’année son stock de plusieurs millions de bouteilles sur 50 millésimes lui permet de collaborer avec les clients les plus exigeants de la planète. Cette compétence pointue lui confère toute la légitimité pour intégrer dans son offre des domaines, châteaux et marques sélectionnés et créés avec la plus haute exigence.

Notre mission au quotidien : faire rayonner les vins de Bordeaux dans le Monde

Solution : Docuware

Pour la Maison Ginestet, négociant en vins fins de Bordeaux depuis 1897 et acteur majeur du marché bordelais, l’enjeu du projet est de digitaliser le processus Achat de l’entreprise.

La Gestion Electronique de Documents pour améliorer le processus Achat de Maison Ginestet

 Les quatre points clés qui ont motivé Maison Ginestet à mettre en œuvre ce projet de dématérialisation du processus achat sont les suivants :

  • Limiter voire supprimer les contraintes liées au papier
  • Limiter les actions à faible valeur ajoutée (copies, recherches d’informations, etc…)
  • Uniformiser les différents process d’achats
  • Améliorer la traçabilité et faciliter le travail à distance

Pour débuter son projet de dématérialisation, Maison Ginestet a ciblé le processus d’achats. Docuware est désormais l’outil utilisé pour réaliser les tâches suivantes :

  • L’intégration et l’indexation de tous les documents liés à un achat (bon de commande, facture, bon de livraison, documents douaniers, etc…).
  • Les processus de validation avec un Workflow différent suivant le type et le montant d’achat.
  • Les exports des écritures comptables se font directement en lien avec l’ERP Finance.

Tous les services réalisant des achats seront utilisateurs de la solution dès la mise en production : Achats vins, Matières sèches, Production, Maintenance, Qualité, Laboratoire, Marketing, Comptabilité, Informatique. Cela représente une dizaine de services pour un peu plus d’une vingtaine d’utilisateurs.

DocuWare, une solution flexible, simple et facile à mettre en œuvre pour Maison Ginestet

La solution DocuWare a été sélectionnée pour sa flexibilité car elle permettra à terme d’y intégrer d’autres processus (RH, factures clients, dossier marketing…).

De plus, l’intégration dans le système d’information est facilitée par différents modules (ajout de plugin sur Microsoft Office, possibilité d’ajouter des boutons d’interactions directement dans l’ERP métier).

L’atout majeur de la GED Docuware est qu’elle permet une autonomie rapide des utilisateurs grâce à une ergonomie simplifiée. La prise en main de l’outil est intuite et facile à réaliser. Après formation, les utilisateurs ont pu créer ou modifier des workflows sans prestation de l’éditeur ou l’intégrateur.

Découvrir la solution DocuWare

Belharra, un partenaire de confiance pour vos projets de dématérialisationMaison Ginestet digitalise son processus Achat avec Belharra et la GED Docuware 3

Belharra, partenaire de DocuWare dans le grand Sud-Ouest, est spécialisée dans le déploiement de projet de dématérialisation depuis plus de 15 ans. Nous proposons ainsi une synergie éditeur/intégrateur qui nous permet d’allier expertise et expérience pour proposer le meilleur service à nos clients.

Maison Ginestet a souhaité travailler avec Belharra car nous sommes une structure à taille humaine et notre proximité géographique nous permet d’être réactifs et agiles dans la réalisation de ce type de projet.

Notre méthodologie de projet pragmatique impliquant la conduite du changement a séduit Maison Ginestet. Sur le modèle agile, nous réalisons les ajustements fonctionnels au fur et à mesure de l’avancée du projet.

De plus, le témoignage de clients ayant déjà déployé la solution DocuWare avec Belharra ont conforté le choix des équipes pour cette GED dans le cadre de leur activité.

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