Lors de l’Assemblée Générale 2021 en Juin dernier, le GESEC fait la présentation à ses adhérents du Pacte 2025 leur feuille de route stratégique des 5 prochaines années. Ce projet « repose sur la notion d’engagement, qui reste plus que jamais un pilier du GESEC » (Didier DUMONT, Président du GESEC).  

A cette occasion, un temps fut consacré à un chantier important en cours : La Gestion Electronique des Documents adhérent. Ce travail s’inscrit dans le cadre de deux axes stratégiques : La maîtrise des données et l’aide à la transformation numérique des adhérents. 

Un service pensé pour les adhérents, par les adhérents

Le GESEC a sollicité Belharra pour concevoir une solution adaptée aux besoins des adhérents. L’enjeu était de designer une prestation opérée par le GESEC et externalisée chez Belharra.

La proposition de valeur du GESEC 

• Mutualiser une démarche plutôt que chacun investisse individuellement  
• Développer et packager une solution adaptée aux besoins de tous les adhérents 
• Faciliter le déploiement d’une GED pour accélérer la transformation digitale 
• Un service à haute valeur ajoutée pour un prix compétitif et transparent 
• Personnaliser le service « Support & Assistance » pour accompagner l’utilisation 

L’organisation mise en place : 

Belharra a travaillé étroitement avec les experts « Métier » du GESEC et plusieurs groupes d’adhérents pilote pour réfléchir sur le périmètre de la solution à proposer. 

La démarche a permis de sélectionner une plateforme GED qui réponde aux besoins immédiats mais surtout qui accompagne la dynamique de transformation numérique à longs termes. La solution DocuWare a été choisie pour toutes ces qualités après avoir « benchmarké »  plusieurs GED du marché. 

L’autre action essentielle a été de définir les 4 processus clés à intégrer au « Service GED Adhérent. » et surtout de les travailler avec les adhérents dans un esprit de co-construction pour disposer d’une application exhaustive, adaptée aux spécificités de chacune des entreprises adhérentes. 

Les 4 modules « Métier »  qui ont été choisi : 

« Achats / Fournisseurs » 

• Traitement des factures fournisseurs pour faciliter le contrôle, la  validation et l’archivage de la pièce comptable. 

• Processus pour automatiser la saisie et l’intégration des données dans les logiciels de gestion ou de Comptabilité. 

« Prévention Juridique Chantier » 

• Vérifier la « complétude » du dossier Chantier pour répondre aux exigences de chaque type de sinistre ou litige, tout au long de la vie du chantier 

• Coordonner les actions à mener selon les procédures associées aux différents types de litiges (Conformité à la livraison, garantie décennale, …) 

« RH / Dossier Salarié » 

• Gestion de l’ensemble des documents rattachés à un Salarié avec gestion de la complétude du dossier, de la péremption des documents. Envois de relances, suivi des actions. 
• Mise en place de la dématérialisation du bulletin de paye (option) 

« Facture Client »  

• Envoyer la facture « Client » en dématérialisé avec une piste d’audit fiable et une valeur probante ou via la plateforme ChorusPro ou au format Factur-X 
• Gérer les relances et le suivre des délais d’encaissement.  
• Limiter les couts de mise sous pli ou d’affranchissement pour les envois courrier qui s’imposent 

Maîtrise de la donnée pour piloter la performance des achats 

• Ce projet vient appuyer le projet d’analyse de la donnée Achat au sein du GESEC qui consolide l’ensemble  des données Achat de tous les adhérents du réseau. 
• A partir des données factures fournisseurs collectées avec le niveau de détail à la ligne article, le GEEC pourra restituer à chaque Adhérent un tableau de bord  à chacun de ses adhérents. Il pourra analyser ses propres données d’achat comparées à celles d’un panel d’adhérents représentatifs afin qu’il puisse évaluer sa propre stratégie. 

Bilan et succès de la démarche  

Le GESEC a présenté son projet au conseil d’administration puis à l’ensemble de son réseau dans le cadre d’un « tour de France » qui a mobilisé près de 130 adhérents. L’enjeu était de valider le modèle économique de son service, la pertinence de la solution et l’adhésion des utilisateurs à la démarche. 

Plus de 30% des adhérents participants ont immédiatement validé par une lettre d’intention la solution. Ce qui a permis de lancer ce nouveau service porté par le GESEC. Les premières implémentations auront lieu dès le mois de janvier 2022. 

Les apports essentiels de la GED 

Les apports essentiels de la GED peuvent être synthétisé en trois mots : fiabiliser, sécuriser et économiser. 

Fiabiliser :  

• L’utilisation d’une solution GED optimise l’archivage et le classement des documents. 
• les échanges et supprimer les erreurs de ressaisie. 
• la traçabilité du processus de facturation et préparer à la dématérialisation totale de la facturation conformément à l’article 153 de la loi de finance 2020. 

Sécuriser : 

• L’accès aux documents conditionné à l’affectation des droits. 
• Par des mécanismes de contrôle la complétude des dossiers, déclencher des alertes en cas d’absence de document ou d’échéance arrivée à terme. 
• assure la pérennité des archives avec des mécanismes de sauvegarde et de réplication avancés liées à la solution Cloud DocuWare. 

Economiser : 

• Mettre en place une GED permet de nombreux gains de productivité. 
• Améliorer la productivité par un accès à l’information simplifié en mobilité ou en télétravail 
• Réduire les temps de traitement grâce à l’automatisation des processus métier. 
• Limiter les impressions et la consommation de papier, les espaces de stockage et les contraintes de classement.