Structurer et traiter au mieux les informations entrantes et sortantes avec le concept de “Salle de Courrier Digitale”
Il est aujourd’hui primordial qu’une organisation soit en mesure de gérer de multiples informations provenant de sources différentes : courrier papier, documents PDF, emails, appels téléphoniques …
Ces informations représentent la richesse de l’entreprise et sont bien trop souvent hétérogènes et non structurées. D’autant plus, depuis l’évolution des nouvelles technologies qui multiplient les modes de communication et les points d’accès aux informations : réseaux sociaux, chats, SMS, formulaires…
La salle de courrier, initialement destinée à traiter les courriers papiers, est confrontée à une baisse de volume avec l’arrivée de la digitalisation des processus en entreprise. La salle courrier a évolué de la gestion du courrier physique au courrier dit « hybride », pour arriver aujourd’hui au 100% numérique. D’où l’expression aujourd’hui employée de « salle courrier digitale ».
La salle de courrier digitale doit prendre en compte l’ensemble des flux et être le maillon central pour en garantir leur conformité et leur diffusion électronique auprès des services.
Les enjeux d’une salle de courrier digitale
Avec la salle de courrier digitale, 2 maîtres mots : agilité et performance !
- La circulation des informations : assurer la traçabilité, la conformité de vos informations et le respect des engagements de qualité pouvant conduire à une certification.
- La fluidification des échanges afin d’éviter les silos : permet l’augmentation des délais de réactivité et la diminution des délais de traitement pour plus de productivité.
Les bénéfices de la salle de courrier digitale
Point d’entrée de tous les flux multicanaux de votre organisation
Minimisez les manipulations physiques grâce à l’automatisation et la mécanisation des tâches propres à vos documents ainsi qu’à la numérisation et l’indexation de ces derniers. La salle de courrier digitale s’adapte aussi parfaitement aux règles de votre organisation, ce qui facilitera la conformité de traitement.
La salle de courrier digitale est le point d’entrée unique de l’ensemble des informations de votre organisation papier et numérique grâce à son intégration des flux nativement numériques (formulaire web etc) !
Diffusion de l’information et optimisation des processus
Profitez de l’accès aux documents en temps réels pour tous les services de votre entreprise et accessibles n’importe où.
Grâce aux outils de workflows intégrés aux solutions de Gestion Electronique de Courriers (GEC), vos processus d’entreprise sont alors facilement modélisables et peuvent être pré-paramétrés. Des agents automates peuvent intervenir à l’intérieur de ces workflows pour exécuter des actions et affecter des tâches à des utilisateurs et services (workflows décisionnels).
Création de valeur ajoutée
La salle de courrier digitale facilite le travail collaboratif et le suivi des délais de traitement. Même en télétravail et à distance, elle permettra d’assurer la continuité de votre activité. Et grâce à plus de réactivité, elle augmentera la satisfaction client. Assurez la traçabilité de tous les évènements liés aux documents, ce qui vous permettra une conformité RGPD.
La salle de courrier digitale, participera à la performance globale de votre organisation en répondant à une structuration de l’information pour ne plus chercher l’information, réduire le temps de réponses aux courriers et gagnez du temps pour consacrer vos efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La solution Elise de Neoledge, vous aide à mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courriers plus performante et efficace.
REPLAY WEBINAR GEC
Service Salle de Courriers Digitale : 2 Maîtres-Mots : Agilité & Performance !