Sécuriser vos processus documentaires avec la signature électronique
La signature électronique a la même valeur probante que la signature manuscrite, elle est standardisée et reconnue dans toute l’Europe. Elle garantit la sécurité juridique de vos documents, y compris sur le long terme.
De plus, les signatures électroniques dans le cloud contribuent de manière significative au succès de votre entreprise en fournissant une vérification légale des documents tout en assurant la continuité et la productivité de l’entreprise.
La confiance est au centre de vos transactions commerciales avec la signature électronique !
Signer des documents dans le workflow avec la signature électronique
Avec le service de signature, vous apposez une signature électronique sur vos documents dans le cadre d’un workflow lorsqu’il est stocké dans une armoire numérique.
La signature électronique s’utilise à la fois avec le Cloud et avec une solution On Premise. De plus, aucun logiciel ou matériel installé en local n’est nécessaire. Le service garantit la signature de vos documents par un prestaire reconnu et vérifié. Ce service vous offre un maximum de rapidité et de souplesse dans l’utilisation des signatures électroniques.
Pour signer un document dans un workflow, Docuware propose deux partenaires de services de signature électronique qui envoie un e-mail au signataire avec un lien vers le document. Le signataire choisi parmi les méthodes d’authentification suivantes pour signer, en fonction de la manière dont la demande a été soumise et de la méthode de signature AES (Signature électronique avancée) ou QES (Signature électronique qualifiée) associée :
- Validated ID : A distance par SMS (AES), Biométrique sur site (AES), Centralisée avec le fournisseur du service de signature électronique (AES/QES).
- DocuSign : Par appel téléphonique (AES), par code d’accès (AES), par SMS (AES), par contrôle d’identité eIDAS (AES/QES).
La signature électronique convient à de nombreux processus commerciaux et concerne toutes les fonctions au sein de l’organisation (Commerciale, Ressources Humaines, Achat, Qualité).
- Les contrats de vente ou bons de commandes avec vos clients et les lignes de crédit
- Les contrats de travail, procédures internes et clauses de confidentialité
- Livraison de matériel informatique
Sécurité et protection des données grâce à la conformité des signatures électroniques
Des crypto-processeurs hautement sécurisés
Dans le passé, les entreprises ne pouvaient créer des signatures électroniques qualifiées que si le matériel nécessaire, le dispositif de création de signature, était sous leur contrôle. Aujourd’hui, le dispositif sécurisé de création de signature (SSCD) peut être situé chez un prestataire de services de signature, qui stocke et applique le certificat et les clés pour le créateur de signature. Ces prestataires offrent une plateforme de signature dans le cloud hautement sécurisée.
Les modules matériels de sécurité (HSM) sont des crypto-processeurs spéciaux qui assurent la protection des signatures et des clés logicielles. Les prestataires de services de signature avec lesquels DocuWare travaille utilisent des HSM conformes à la norme américaine FIPS 140-2 niveau 3 pour les modules cryptographiques.
Des données qui restent dans votre région
Les données de signature contiennent des données personnelles et confidentielles. Il convient donc de veiller à ce que ces données restent dans la région dont la loi sur la protection des données est applicable, même pendant le processus de signature. Cela est garanti par les prestataires de services de signature partenaires de DocuWare.
Conformité dans le monde entier
Les modèles juridiques relatifs aux signatures électroniques vont du moins réglementé au plus réglementé. Les exigences ne sont pas les même dans les différents pays. Les pays de l’Union européenne, pour lesquels le règlement eIDAS constitue le cadre juridique, ont une réglementation moyenne ou par niveaux. Seuls quelques pays ont une réglementation particulièrement forte ou restrictive.
Pour la réglementation faible, les signatures électroniques sont généralement acceptées et ont le même effet juridique que les signatures manuelles. Tous les types de signatures électroniques sont légaux et exécutoires et sont considérés comme valables.
Pour la réglementation par niveau, l’eIDAS distingue trois niveaux de signatures électroniques, qui ont des preuves documentaires différentes : la signature électronique simple, la signature électronique avancée (AES) et la signature électronique qualifiée (QES).
