Signature électronique : élément majeur dans la dématérialisation des processus
Aujourd’hui la signature électronique est connue de toutes les entreprises mais pas forcément utilisée. C’est pourtant un élément majeur dans la digitalisation et la dématérialisation des processus lorsqu’elle est associée à un système de gestion documentaire. Elle permet de réduire l’usage du papier et de simplifier les processus de l’entreprise.
C’est pourquoi Belharra préconise, dans tous ces projets de Gestion Electronique de Documents, des solutions de signature électronique.
Signature électronique : de quoi parle-t-on ?
Le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services) définit la signature électronique comme “des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer”.
La signature électronique est la transposition d’une signature manuscrite dans le monde numérique.
Signature électronique et cadre juridique
La loi du 13 mars 2000 du droit français introduit la notion de signature électronique. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite sur papier.
La signature électronique a de nombreux avantages notamment en termes de de sécurité et d’authenticité. Les outils utilisés permettent d’identifier le signataire, de garantir l’intégrité du document, de fournir des informations sur son établissement (horodatage, etc.) et d’attester de sa conservation. Le cadre juridique de la signature électronique au sein de l’Union Européenne est fixé par le règlement eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014.
Toute entreprise souhaitant intégrer un procédé de signature électronique à son processus de dématérialisation, doit passer par un prestataire de services de Confiance qualifié et agréé. En France, la liste des prestataires de Confiance agréés est établie et mise à jour par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) et transmise à la Commission Européenne.
Juridiquement, la signature électronique permet :
- D’approuver des documents
- De garantir l’identité du signataire
- De garantir l’intégrité des documents
Signature électronique : pour quels bénéfices ?
Les bénéfices de la signature électronique sont nombreux :
- Gain de temps
- Gain d’espace de stockage
- Retour rapide des documents signés
- Suivi des documents manquants
- Archivage des documents signés dans le dossier du tiers (salarié, client, fournisseur)
- Gestion de la confidentialité
- Confort de travail pour les utilisateurs
- Utilisation en mobilité (télétravail, déplacement…)
Signature électronique pour fluidifier les process dans l’entreprise
La signature électronique peut être utilisée sur un document dématérialisé tel qu’un bon de commande, un contrat de vente, un devis, un contrat de travail, un avenant à un contrat, un paiement, une facture, des CGV, etc.
Le contexte actuel a pour effet d’accélérer la digitalisation des entreprises et le recours à la signature électronique en fait partie. Les périodes de confinement augmentent le recours au télétravail ou le chômage partiel et ceci impose de pouvoir signer les documents à distance.
Une étude Archimag réalisée à l’issue du déconfinement (mai 2020) a ainsi révélé que la signature électronique était plébiscitée par les utilisateurs :
- Pour 48% des personnes interrogées, elle permet de raccourcir les délais,
- Pour 43%, elle offre une alternative à la réduction du papier
- Pour 38%, elle équivaut à une sécurité juridique.
On a pu constater que les entreprises qui étaient équipées de solutions de signature électronique intégrées à leur Gestion Electronique de documents ont pu poursuivre leur activité, tandis que les entreprises qui avaient recours au papier ont rencontré beaucoup plus de difficultés à maintenir la continuité de leurs processus, que ce soit pour les fonctions comptables, ressources humaines, ou commerciales.
La signature électronique, couplée à un système de gestion documentaire, procure davantage de flexibilité et permet de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances. Elle offre également un confort d’utilisation, permet un gain de temps et fluidifie considérablement les process dans l’entreprise.