Tout ce qu’il faut savoir pour passer à la facture électronique
Extrait du Livre Blanc de DocuWare, partenaire de Belharra, expert des projets de dématérialisation.
La facturation électronique permet de s’affranchir des inconvénients d’une facturation papier et de fluidifier l’ensemble du processus de comptabilité. La réduction des délais de paiement, à commencer par le respect des délais contractuels, est d’ailleurs devenue un enjeu national, notamment pour une meilleure santé du tissu économique des PME et pour une meilleure adéquation des ressources des entreprises. Rappelons que le montant des retards de paiement en France est estimé à Plus de 20 milliards d’euros et que ce montant est porté -ou plutôt subi- à hauteur de 80% par les PME/TPE et 20% par les ETI.
Pour réduire ces retards, il convient d’accélérer les délais de transmission et surtout les délais de traitement des factures (réception, routage, comptabilisation, rapprochement et validation) pour aller au paiement. Ce que promet la facture électronique.
La facture électronique expliquée
Facture électronique vs facture dématérialisée
Il est important de bien faire le distinguo entre facture électronique et facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine. Elle n’existera donc jamais sous forme papier. La directive européenne Directive européenne 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 pose le principe d’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique.
Un document multifonctions
Outre le fait qu’elle matérialise une créance à payer par l’acheteur au vendeur, la facture est aussi un document comptable qui alimente les comptabilités du vendeur et de l’acheteur et un document fiscal, pièce justificative de la déductibilité de la TVA. La facture est ainsi soumise à de nombreuses dispositions réglementaires relevant des droits commercial, comptable et fiscal en particulier qui précisent les informations qui doivent y figurer (les « mentions obligatoires ») et les conditions de conservation de l’original de la facture par le destinataire et de sa copie fidèle et durable ou double original par l’émetteur. Ces dispositions sont déclinées pour les factures papier et les factures électroniques sous un principe d’égalité de traitement entre formes papier ou électronique.
Facture électronique en B2G : option ou obligation ?
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises qui travaillent avec l’Etat sont contraintes de dématérialiser leurs factures et de passer par le portail Chorus Pro. Ce déploiement progressif entre, à partir de janvier 2020, dans sa phase finale avec les dernières entreprises concernées par cette obligation, en l’occurrence les TPE. La loi Pacte de 2019 a également de passer la facturation électronique des marchés publics.
Facture électronique en B2B : option ou obligation ?
En B2B, la facturation électronique implique l’acceptation de celle-ci par le destinataire. C’est d’ailleurs la principale différence avec la facture papier. Cette acceptation peut être matérialisée dans un document formel ou être faite de manière tacite. L’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015 comptait pourtant rendre obligatoire l’acceptation de la facture électronique dans les relations interentreprises. Mais cette disposition avait été considérée comme contraire à l’article 232 de la Directive TVA, qui prévoit qu’une facture électronique peut être émise “sous réserve de l’acceptation du destinataire”. L’Etat compte cependant imposer la facture électronique aux transactions B2B. L’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 prévoit, en effet, d’instaurer cette obligation de manière progressive entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. Et ce, sous réserve de l’obtention d’une autorisation du Conseil de l’Union européenne (en application de l’article 395, 1 de la Directive TVA du 28 novembre 2006), dérogation d’ores et déjà obtenue par l’Italie. Les données figurant sur ces factures électroniques seront alors systématiquement transmises à l’administration fiscale pour leur exploitation à des fins, notamment, de collecte et de contrôle de la TVA.
Modalités de numérisation des factures
L’arrêté du 22 mars 2017 autorise désormais la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique. Auparavant, les entreprises pouvaient numériser les factures (et pièces comptables) reçues au format papier, mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indique l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B). Avec cet arrêté, la destruction des originaux papiers est envisageable. Á condition toutefois qu’il s’agisse de copies fiables comme le précise l’article 1379 du code civil Français, entré en vigueur le 1er octobre 2016. Le transfert des factures établies à l’origine sur support papier vers un support informatique, doit, en effet, être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. En cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs doivent par exemple être reproduites à l’identique. Et en cas d’application d’une compression de fichier, cette dernière doit être faite sans perte. Chaque facture ainsi numérisée doit par ailleurs être conservée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assortie d’un cachet électronique (empreinte, cachet serveur, signature électronique RGS*, etc.), puis horodatée afin de pouvoir tracer précisément les différentes opérations réalisées.
Facture électronique : 3 moyens de garantir son authenticité
Avant d’envisager la destruction des originaux papier et le recours à la copie fiable, plusieurs critères doivent être respectés pour garantir à la fois l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière. L’article 22 de la directive 2010/45/UE précise que 3 procédés sont acceptés pour en finir progressivement avec la facture papier :
L’EDI
En présence d’importants volumes commerciaux entre deux entreprises, celles-ci peuvent avoir recours au système d’échange de données informatisées (EDI) qui produit directement et conserve une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures, ainsi qu’un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées. Ce qui permet de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données.
La piste d’audit fiable
Elle permet à l’organisation de reconstituer la chronologie de la transaction commerciale, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu’au document facture c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte…) d’une opération et de relier les différents documents de ce processus. Ce qui revient à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures.
La signature électronique avancée
En effet, une signature électronique avancée garantit l’authenticité et l’intégrité du contenu en identifiant de manière unique l’expéditeur de la facture et en créant un sceau inaltérable sur le contenu de la facture. Ce qui permet de détecter toute modification apportée au document après sa signature.
Factures électroniques : les règles de conservation
L’administration fiscale a tout prévu en matière de conservation des factures électroniques. Ainsi, les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes. Les factures comportant une signature électronique, elles, doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. Quant aux informations émises et reçues concernant les factures transmises en EDI, elles doivent aussi être conservées dans leur format original pendant 6 ans.